Kostenvergoeding voor inschrijvers aanbesteding; gunst of (morele) plicht?

De Commissie van Aanbestedingsexperts heeft in een advies van 19 december 2017 (advies 445) een aanbesteder teruggefloten die inschrijvers nodeloos op hoge kosten had gejaagd. Terecht maakte één van de inschrijvers bezwaar tegen het feit dat zij in het kader van de aanbestedingsprocedure al een deel van de opdracht moest uitvoeren terwijl daar geen vergoeding van kosten tegenover stond.

De casus

De Europese openbare aanbesteding betrof een raamovereenkomst voor het uitvoeren van elektrotechnische werken aan rioolwaterzuiveringsinstallaties, rioolgemalen, poldergemalen en stuwen. De aanbesteder beoogde vijf aannemers te selecteren om een pool van huisleveranciers te vormen met wie een raamovereenkomst zou worden gesloten. Tegelijkertijd zou een deelopdracht voor het ombouwen van een gemaal worden gegund.

De aanbesteder vroeg van de inschrijvers een plan van aanpak voor de ombouw van het gemaal en ook de engineering van dat project te verzorgen. De engineering omvatte het opstellen van elektrotechnische tekeningen, berekeningen en alle overige documenten. Ook moest de documentatie en het opleveringsdossier voor het gemaal worden aangeleverd. Tijdens de aanbestedingsprocedure is op de vraag van één van de inschrijvers of tegenover al die werkzaamheden een kostenvergoeding stond afwijzend gereageerd.

De klacht

De klagende inschrijver vond dat hij nodeloos hoge kosten moest maken en dat de handelwijze van aanbesteder in strijd was met de richtlijnen uit de Gids Proportionaliteit, met name met Voorschrift 3.8 dat bepaalt: “de aanbestedende dienst biedt een vergoeding aan wanneer een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de inschrijving in te kunnen dienen”. De inschrijfkosten vond de inschrijver disproportioneel hoog.

Het verweer

Volgens de aanbesteder waren de gevraagde uitwerkingsdocumenten noodzakelijk om de kwaliteit van de inschrijvers en de inschrijvingen te kunnen toetsen. Bovendien waren de inschrijfkosten naar de mening van aanbesteder niet buitensporig hoog in relatie tot de waarde van de opdracht. Ook zou het betalen van een inschrijfvergoeding in strijd zijn met het beleid van aanbesteder.

Het oordeel

De Commissie stelde vast dat de aanbesteder door de eis te stellen om een gedeelte van de te plaatsen opdracht al tijdens de aanbestedingsprocedure uit te voeren zonder de inschrijvers daarvoor een vergoeding aan te bieden, was afgeweken van de Gids Proportionaliteit en dat die afwijking onvoldoende was gemotiveerd.

Het was naar het oordeel van de Commissie niet nodig om al de volledige engineering van het project te verrichten om een inschrijfprijs te kunnen afgeven. De aanbesteder krijgt een veeg uit de pan van de Commissie die opmerkt dat, als de aanbesteder het onvermijdelijk achtte om van de inschrijvers te vragen al een gedeelte van de te plaatsen opdracht uit te voeren, zij niet voor een openbare procedure had moeten kiezen, waardoor immers onnodig veel inschrijvers op kosten worden gejaagd.

 Het argument van de aanbesteder dat de inschrijfkosten niet buitensporig hoog zijn in relatie tot de waarde van de nadere opdrachten onder de af te sluiten raamovereenkomst wordt van tafel geveegd. De commissie merkt terecht op dat de aanbesteder eraan voorbij gaat dat de inschrijfkosten ook worden gemaakt door inschrijvers waarmee hij uiteindelijk geen overeenkomst sluit, zeker omdat het een openbare procedure betreft. Bovendien was de geraamde waarde van de opdracht weliswaar 6,5 tot 8 miljoen euro, maar moest dit bedrag verdeeld worden over vijf partijen en ook nog eens over vier jaar.

Dat de aanbesteder als beleid hanteert geen vergoeding voor inschrijfkosten toe te kennen is een cirkelredenering en levert geen goede grond op om van de Gids Proportionaliteit af te wijken.

Overweging

Mijns inziens een wijs en terecht oordeel van de commissie. Te vaak wordt ervan uitgegaan dat het vergeefs maken van kosten ten behoeve van een aanbestedingsprocedure nu eenmaal tot het regulier ondernemersrisico behoort. Dat deze praktijk gebruikelijk is wil niet zeggen dat het redelijk is. Immers, doordat inschrijvers tijd en kennis investeren om een optimale inschrijving in te dienen helpen zij de aanbesteder bij het sluiten van een overeenkomst voor de beste prestatie tegen de meest gunstige voorwaarden met de meest geschikte partij. In die zin leveren ook de inschrijvers aan wie het werk niet wordt gegund toegevoegde waarde. En dat mag betaald worden. Daar komt bij dat niet zelden ideeën en/of onderdelen van niet winnende inschrijvingen toch hun weg vinden naar de uiteindelijke opdracht en gebruikt worden bij de uitvoering van het werk. De opdrachtgever die daarvoor niet wil betalen wil voor een dubbeltje op de eerste rang zitten.

Heeft u vragen over deze zaak of een andere aanbestedingskwestie? Bel gerust! (Peter Verstegen, 024-3816695)

(Lees hier de volledige uitspraak)

Terug naar het nieuwsoverzicht