Bewaartermijnen administratieve gegevens (bouwprojecten)

Bewaartermijnen administratieve gegevens (bouwprojecten)

door Wim Heijltjes
1.
Algemeen
Veelal wordt in wettelijke bepalingen omtrent de bewaarplicht van administratieve stukken een termijn genoemd van 7 jaar. Dat geldt bijvoorbeeld voor de financiële administratie van de N.V. en B.V. volgens het Burgerlijk Wetboek, maar ook in fiscale wetgeving wordt veelal de termijn van 7 jaar aangehouden. Daarop zijn echter uitzonderingen, bijvoorbeeld dient in fiscale zaken rekening te worden gehouden met afwijkende (langere) termijnen wanneer het gaat om revenuen uit het buitenland dan wel de ingebruikneming van nieuw gebouwd onroerend goed waarbij na 10 jaar de aftrek van voorbelasting onder omstandigheden kan worden herzien.
2.
Aansprakelijkheidstermijn aannemer
Er zijn nog andere redenen om administratieve gegevens langer te bewaren. Uit hoofde van civielrechtelijke aansprakelijkheid voor gebreken in een bouwwerk wijs ik op art. 7:761 lid 2 BW:
- “de rechtsvordering verjaart in ieder geval door verloop van 20 jaren na de oplevering ingeval van aanneming van bouwwerken…”.
Indien zo’n gebrek voortvloeit uit een ondeugdelijke uitvoering rust de aansprakelijkheid op de aannemer; vloeit het gebrek voort uit ondeugdelijke c.q. ongeschiktheid van zaken afkomstig van de opdrachtgever (grond, bestek en tekeningen, constructieve gegevens) dan blijven de gevolgen voor rekening van de opdrachtgever.
3.
Bewijspositie
In de meest gebruikte algemene voorwaarden in de bouw (UAV 1989, GIW-voorwaarden) komen eveneens aansprakelijkheidstermijnen voor. Veelal wordt daarbij een onderscheid gemaakt tussen “gewone” verborgen gebreken waarvoor een vervaltermijn van 5 jaar na einde onderhoudstermijn geldt, en voor ernstige gebreken. Voor deze laatste categorie wordt doorgaans als criterium gehanteerd: het geheel of grotendeels – dreigend – teniet gaan van essentiële delen van het gebouw. Hiervoor geldt dan eveneens een aansprakelijkheidstermijn van 20 jaar.
In de rechtspraak van de Raad van Arbitrage wordt veelal uitgegaan van een wettelijk vermoeden van schuld bij de aannemer indien een gebouw (of een gedeelte daarvan) binnen 10 jaar teniet gaat of spoedig dreigt teniet te gaan. De aannemer wordt dan geacht aansprakelijk te zijn tenzij hij het tegendeel bewijst. Gedurende de eerste 10 jaar ligt dus de bewijslast bij de aannemer dat hij niet aansprakelijk is (omgekeerde bewijslast). Doch een opdrachtgever kan ook na deze termijn van 10 jaar, ingeval van een calamiteit de aannemer aansprakelijk stellen. In dat geval heeft de opdrachtgever het wat moeilijker met zijn bewijspositie, alsdan geldt immers de gewone regel van bewijsrecht: wie beweert een vordering te hebben moet zulks bewijzen. Indien de opdrachtgever in zo’n geval over voldoende stukken beschikt om te bewijzen (althans zeer aannemelijk te maken) dat de aannemer iets fout gedaan heeft waardoor de calamiteit is ontstaan, is het voor de aannemer wel verstandig dat hij over zijn eigen bescheiden beschikt om de claim van de opdrachtgever te kunnen weerleggen. Daarnaast heeft hij dan de mogelijkheid om de onderaannemer/toeleverancier aansprakelijk te stellen en in vrijwaring op te roepen zodat ook voor dat doel de nodige stukken bewaard dienen te worden.
4.
Bewaartermijn: 20 jaar
In de afgelopen jaren hebben zich opmerkelijk veel gevallen voorgedaan van instorting van (daken van) bedrijfshallen. Ook zien wij regelmatig andere calamiteiten met doorgaans hoge schadeclaims (directe schade en gevolg/bedrijfsschade).
Op grond van vorenstaande wetgeving en jurisprudentie adviseren wij om in ieder geval de projectadministratie gedurende 20 jaar na oplevering te bewaren. Het claimgedrag van opdrachtgevers/eigenaren is aan het toenemen en dat zal in de komende 10 tot 20 jaar waarschijnlijk nog scherper worden. Met name is gedurende deze periode van belang bewijs te kunnen leveren dat eventuele gebreken voortvloeien uit de ontwerpstukken, waarbij ook eventuele wijzigingen in het ontwerp c.q. de constructie (van opdrachtgeverszijde) tijdens de uitvoering, vastgelegd in bouwverslagen of werkbesprekingen, aantoonbaar dienen te blijven.
5.
Langer bewaren?
Een uitzondering op de termijn van 20 jaar geldt voor het proces-verbaal van oplevering. Indien zich een calamiteit voordoet en de opdrachtgever daarvoor de aannemer aansprakelijk stelt, zal deze een beroep kunnen doen op de termijn van 20 jaar wegens verjaring. De bewijslast voor deze verjaring ligt dan eveneens bij de aannemer. Het is in de praktijk niet altijd eenvoudig om de precieze datum van oplevering uit andere bronnen te achterhalen. Het proces-verbaal van oplevering dient dan ook nog een aantal jaren langer bewaard te blijven.
In verband met een eventuele arbitrageclausule (en andere specifieke bepalingen) is aan te raden om ook het contract en de administratieve bepalingen wat langer dan 20 jaar te bewaren.
Nadere informatie over dit onderwerp kunt u inwinnen bij Wim Heijltjes.

Telefoon: 024-322 22 55

E-mail: heijltjes@heijltjes.nl

Terug naar het nieuwsoverzicht