Één pagina te veel; ongeldigheid inschrijving?

Één pagina te veel; ongeldigheid inschrijving?
Recente uitspraak van de voorzieningenrechter van de Rechtbank Den Haag: Anders dan voorgeschreven in de aanbestedingsstukken heeft Y een plan van aanpak ingediend van 11 in plaats van de maximaal toegestane 10 pagina's, waarvan 1 pagina – de bijlage – op A3-formaat in plaats van op het voorgeschreven A4 formaat. Maakt dit de inschrijving ongeldig?
Heilig Landstichting, september 2014
mr. J.C. Langeveld
1.
Inleiding
In het merendeel van de aanbestedingen die worden georganiseerd, wordt van inschrijvers een plan van aanpak geëist. In de aanbestedingsstukken worden de eisen gesteld waaraan dit plan van aanpak dient te voldoen. Naast inhoudelijke aspecten die in het kader van de uitvoering van het werk/de opdracht van belang zijn (organisatie, communicatie, procesbeschrijvingen, duurzaamheid etc.) worden vaak ook eisen gesteld aan de ‘lay out’ van het plan van aanpak (aantal pagina’s, het gebruiken van illustraties, het papierformaat etc.).
Stel dat je als inschrijver de eisen die aan de ‘lay out’ worden gesteld niet naleeft. Bijvoorbeeld door het aantal voorgeschreven pagina’s te overschrijden. Brengt dit dan met zich dat de inschrijving als zodanig ongeldig is?
2.
De relevante feiten
Rijkswaterstaat heeft een Europese aanbestedingsprocedure georganiseerd volgens de openbare procedure overeenkomstig het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012) ten behoeve van de opdracht voor werken voor het Groot Onderhoud Vaarweken fase 4c (hierna: “de opdracht”). Het gunningscriterium is ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving’ (EMVI).
In de inschrijvingsfase is bepaald, voor zover hier relevant, dat bij de inschrijving kwalitatieve documenten dienen te worden overgelegd, waaronder een plan van aanpak. Het plan van aanpak (‘projectbeheersing’) is één van de gunningcriteria op basis waarvan wordt beoordeeld welke inschrijving de EMVI is. Met betrekking tot het geëiste plan van aanpak is in de inschrijvingsfase vermeld:

“Het maximum aantal pagina’s (formaat A4) van het Plan van Aanpak bedraagt:
(...)
Voor perceel 3: 10
Dit aantal is inclusief eventuele bijlagen en tekeningen.
Kaft, inhoudsopgave en tabbladen worden niet als pagina gezien en worden ook niet in de beoordeling meegenomen.”
Twee partijen (X en Y) hebben (tijdig) inschreven. Beide partijen hebben een plan van aanpak opgesteld en bij inschrijving overgelegd. Rijkswaterstaat heeft beide inschrijvingen beoordeeld en de inschrijving van Y is als EMVI uit de bus gekomen. Y scoorde met name op het gunningscriterium ‘projectbeheersing’ (dus waarvoor het plan van aanpak diende te worden opgesteld en overgelegd) beduidend hoger dan X. Rijkswaterstaat was dan ook voornemens om de opdracht aan Y te gunnen.
X heeft hiertegen bezwaar gemaakt. Volgens X had de inschrijving van Y ongeldig moeten worden verklaard, omdat Y – anders dan in de aanbestedingsstukken is voorgeschreven – een plan van aanpak heeft ingediend van 11 in plaats van de maximaal toegestane 10 pagina’s, waarvan 1 pagina (de bijlage) op A3-formaat in plaats van op het voorgeschreven A4 formaat.
Rijkswaterstaat heeft naar aanleiding het bezwaar van X een nieuwe beoordeling laten uitvoeren door een team van beoordelaars, die bij de eerste beoordeling geen bemoeienis hebben gehad. Bij deze beoordeling is de bijlage op A3 formaat bij het plan van aanpak van Y buiten beschouwing gelaten. Omdat de uitkomst van de tweede beoordeling gelijk was aan de eerste beoordeling heeft X Rijkswaterstaat in kort geding gedagvaard.
3.
De vorderingen van X
De vorderingen van X betreffen een gebod tot intrekking van de voorlopige gunningsbeslissing ten gunste van Y en tot gunning aan X, indien Rijkswaterstaat de opdracht nog wenst te gunnen. X heeft hieraan ten grondslag gelegd dat de inschrijving van Y ongeldig is, omdat het plan van aanpak van Y niet voldoet aan de daaraan in de aanbestedingsstukken gestelde eisen (zie hiervoor).
4.
Het oordeel van de voorzieningenrechter
De voorzieningenrechter is, samen met X, van oordeel dat de inschrijving van Y niet voldoet aan de eisen die in de aanbestedingsstukken zijn gesteld en om die reden ongeldig is. De voorzieningenrechter overweegt daartoe – kort samengevat - als volgt:
- Uit de aanbestedingsstukken volgt onmiskenbaar dat het maximaal toegestane aantal pagina’s 10 bedraagt en het formaat (ook voor de bijlage(n)) A4 is. Rijkswaterstaat erkent dit ook;
- De bijlage is een onderdeel dat onlosmakelijk is verbonden met het plan van aanpak en de beginselen van gelijke behandeling en transparantie verzetten zich tegen het wijzigen van een inschrijving na het sluiten van de inschrijvingstermijn door essentiële onderdelen van de inschrijving buiten beschouwing te laten. Herstel, inhoudende het alsnog verwijderen van een pagina dan wel de bijlage, is geen eenvoudige precisering of het rechtzetten van een kennelijk materiële fout;
- In zowel de aanbestedingsstukken als het ARW 2012 is vermeld dat de opdracht enkel kan worden verleend aan een inschrijving die geldig heeft ingeschreven. Voldoet een inschrijver aan één of meer eisen niet, dan dient de inschrijving ongeldig te worden verklaard.
De voorzieningenrechter oordeelt dus dat Y niet geldig heeft ingeschreven, zodat de opdracht niet aan haar kan worden verleend. De vorderingen van X worden dan ook toegewezen.
5.
Conclusie
Uit deze uitspraak volgt dat men de eisen die in de aanbestedingsstukken worden gesteld in beginsel strikt dient te hanteren. In beginsel, want de eisen die (in de Europese en daarop gebaseerde nationale rechtspraak) aan uitzonderingsituaties worden gesteld, zijn streng. Volgens vaste rechtspraak kan slechts in uitzonderlijke gevallen een uitzondering worden gemaakt, namelijk indien een inschrijving een eenvoudige precisering behoeft of om kennelijke materiële fouten recht te zetten. Deze wijziging/aanvulling mag er evenwel niet toe leiden dat in werkelijkheid een nieuwe inschrijving wordt voorgesteld (HvJ EU 29 maart 2012, zaak C-599/10/SAG).
Voor het opstellen en indienen van een plan van aanpak stelt deze uitspraak in ieder geval een duidelijk kader. Voldoet een inschrijver niet aan de gestelde eisen met betrekking tot het aantal pagina’s en het papierformaat, dan is de inschrijving ongeldig.
Het is van groot belang dat u zich hiervan bewust bent. Immers, indien uw plan van aanpak niet overeenstemt met de eisen die daaraan in de aanbestedingsstukken worden gesteld, dan is uw inschrijving als zodanig ongeldig en kan niet meer aan u worden gegund. Het advies luidt dan ook om (scherp) toe te zien op de naleving van de formele aspecten die aan het plan van aanpak worden gesteld.

Terug naar het nieuwsoverzicht